知识产权管理体系

一、中小企业如何进行知识产权管理

中小企业知识产权管理，应考虑自身资源条件、合理规划，可以从以下四个方面着手：

1、企业知识产权管理机构设立

（1）不同行业、不同规模的企业，知识产权所占的位置和比重也有所不同，知识产权管理体制的要求和侧重点也应有所不同。如高新技术，自主品牌出口型等大中型企业，年专利申请量在100件以上，涉及的知识产权业务类型和业务量都较多的情况下，就有必要设立独立的知识产权部门。而一些小型企业，年专利申请量几件或者几十件，而不必设立专门的管理机构。

（2）知识产权管理机构应与企业规模相适应。规模较小的企业，可以设立直属于企业最高管理者或企业研发部门的知识产权管理部门。规模较大的企业，可借鉴国外跨国公司的做法，将知识产权管理部门划分为若干个职能子部门，以确保企业知识产权管理的严密性和灵活性。

（3）一些小型企业没有必要建立独立的知识产权管理机构，但这并不意味着它们远离知识产权，小型企业也不可避免地涉及知识产权问题。小型企业势单力薄可以考虑参加行业保护联盟，对侵害所属企业知识产权的行为，采取联合对抗，使知识产权制度行业化、社会化。

2、企业知识产权制度的建立

企业知识产权管理制度的建立要突出三项：

（1）激励制度

激励制度是调动员工从事知识创造的重要机制，企业通过不同的激励制度，鼓励员工创新，提高企业自主创新能力和市场竞争力。如有的公司设立直接的专利申请的现金奖励机制；还有的公司将专业技术人员的资历考核、晋级和技术人员专利申请数量和质量进行挂钩。

（2）约束和责任制度

约束制度则是规范企业员工的行为，避免企业知识产权通过员工泄露或流失。如企业可考虑与员工签订《知识产权及保密协议》作为《劳动合同》的附件，明确职务发明创造知识产权归属，列举企业商业秘密的范围，以及员工所应承担的保密义务等。

（3）教育培训制度

知识产权意识是知识产权工作的基础。企业员工知识产权意识的培养不是一朝一夕的事情，而是一个长期的、持续的工作。因此只有建立一个长期有效的教育培训制度，才能将企业的知识产权工作开展的更加深入。

3、知识产权代理机构的管理

企业知识产权工作的开展，离不开知识产权代理机构。知识产权代理机构的代理服务质量的好坏，从一定程度上可以直接影响着企业知识产权工作的质量。

截止到2011年2月底，中国专利代理机构已达801家，如何从众多的代理机构中选择一个适合企业自己的代理机构，是所有开展知识产权工作的企业都要面临的问题。解决这个问题至少应从以下三个方面入手：

（1）知识产权代理机构的选用

①代理机构资质

企业在选择代理机构时，需根据自身的知识产权代理需求进行选择。若仅仅涉及国内部分，则对代理机构不用过分地关注代理机构的涉外经验。而企业产品、技术涉及国外市场，应重点选择涉外经验较丰富的代理机构，可以帮助企业选择合适的申请路径并节约申请费用。

②代理机构软件条件

a.体系条件

知识产权代理服务是一个系统工程，涉及多个方面的内容，代理机构只有具备良好的流程管理，才能从真正的意义上完成好客户委托的案件。

如专利代理业务，一项发明专利从申请到授权一般要经历2～3年的时间，期间可能涉及新申请的撰写、补正、答复OA、驳回、复审、授权等类似的中间环节，仅时限一项就会涉及50个左右，如果没有好的流程进行控制，极可能会出现遗漏时限的情况，而导致申请被驳回或视撤，致使权利丧失的情况。

众所周知，代理行业人员流动率大，在这种环境下如果没有完整的质量管理体系，代理机构的质量完全掌握在代理人手中；一旦出现代理人的流失，案件质量就可能会有较大的起伏。

b.人员条件

因为知识产权代理服务的实施者即代理人，因此代理人专业素质的高低是影响代理质量好坏的关键因素之一。企业在选择代理机构时，应对代理机构中将要代理本企业案件的代理人的专业背景、工作经验和代理经验进行了解。

③代理机构的硬件条件

a.代理机构业务系统

客户委托代理机构的实施案件，不单是撰写或准备文件的工作，需要涉及到后续内容还有很多，如专利案件基本信息的管理、客户信息的管理、案件时限的管理、客户特殊要求的管理等等；因此，完善的业务系统也是代理机构向客户提供优质服务的基础之一。

b.代理机构的信息安全

众所周知，专利申请、商标注册都可能直接涉及到企业的核心技术和商业秘密，对于企业来说是至关重要的。因此在选择代理机构时，代理机构的信息安全的保障能力也应是企业考察的内容之一。

④代理机构的发展理念和历史

中国目前发明专利授权后维持周期一般是在4～5年，这样计算的话，一个“发明专利”从申请到授权，再到权利周期结束，一般需要6～8年的时间。因此，代理机构的存活周期对于企业来说也是非常重要的，代理机构如果没有长期服务于企业知识产权的理念和发展计划，必定不能为企业提供长期的、稳定的并保证质量的知识产权代理服务。

(2）知识产权代理机构的评价

知识产权代理机构评价周期包括：月份评价、季度评价和年度评价。

月份评价：适合企业有大量案件委托某个代理机构时进行。企业可以对整体案件的流程和实体质量做总体评价。

季度评价：企业可以汇总每季度代理机构在代理业务处理过程中所发生的问题，反馈给代理机构，由代理机构针对问题提出整改计划实施内部改进。

年度评价：企业可以汇总整个年度中代理机构的服务提供数据，包括处理的案件量、案件按时交付率、账单的准确性等等，进行综合的分析和评价。

（3）知识产权代理机构的沟通

①企业与知识产权代理机构的沟通方式

面谈：适合企业遇到典型与重点案件处理。

电话沟通：适合就个案中的具体问题或比较紧急事宜的处理。

电子邮件：适合咨询类/告知类的事宜。

②企业与知识产权代理机构有效沟通渠道的建立

企业与知识产权代理机构之间应建立一种联络的立体架构，以方便企业在遇到知识产权代理方面的问题时，可以在最短的时间内联系到相关负责人进行处理和解决。其宗旨就是最大限度的降低因沟通上的问题，而延误案件处理的可能性。

4、知识产权服务外包

对于一些中小型企业而言，在自身还不具备知识产权管理能力的情况下，通过知识产权管理的外包来实现对企业自身知识产权的管理，也不失为一种很好的办法。

知识产权外包服务一般包括：专利申请撰写、OA答复、专利检索、专利侵权诉讼、商标注册和异议等等；如果一个中小企业对于类似问题都要自己处理的话，除了要配备专业的知识产权人员，恐怕还需要成立一个知识产权部门，建立一套知识产权管理流程和制度，这对于中小型企业来说有时是不现实的。

因此，企业可以通过对自身知识产权事务外包的方式，即把自身涉及知识产权的事务委托给合适的知识产权代理机构来进行（如专利申请、商标注册、专利侵权诉讼等等），这样企业既能获得比较完备的知识产权管理服务，也能节省一部分为设立知识产权部门所需要投入的资金和精力。

二、知识产权管理体系认证证书有什么用

1、理清公司的知识产权资源与管理现状，诊断出存在的主要问题与漏洞，提出相应的改进措施与实施方案。设立知识产权顶层设计，初步建立与企业原有管理体系有机融合的、可自我完善的知识产权管理体系；

2、建立知识产权方针与可考核、可拆分、可执行的长中短期管理目标；

3、完善知识产权在人、财、物等方面的资源管理配置；

4、堵塞在研发、采购、生产、销售、广告等环节可能存在的漏洞，防范可能发生的知识产权诉讼风险；

5、建立与完善知识产权的保密、风险分类分级的管理机制；

6、使得内部管理（包括文件合同档案、原始设计与数据、证据资料等分类分密级管理）趋于严谨而流畅，职责权利分明，减少扯皮；

7、为知识产权实现资本化处理（主要是研发投入转化为无形资产）、实现科学记账打下基础；贯标创造的知识产权资本化经济收益，往往是无本生意，属于纯利润；

8、通过对知识产权的有机运营，增值税、所得税将可能减少，无形资产将可能明显增加，在企业融资上市、投资并购及企业出售等资产运作上获取更大的收益。企业价值将可能得到提升，股东权益将可能得到增值；

9、可以实现保障投资人的利益最大化，也可以保障知识产权工作人员的基本权益与积极性的发挥。推动企业产生具备高附加值的自主知识产权的新产品、新技术。通过自己生产销售或通过技术贸易许可转让他人，将给企业带来丰厚经济收益；

10、解决企业可能存在的各种知识产权管理问题；

11、价值提升：企业无形资产价值在企业融资上市、投资并购及企业出售等资产运作上获取更大的收益；

12、地位巩固：企业市场竞争地位使企业开发的具有知识产权保护的产品在销售市场上的地位明显增强；

13、风险提高：企业风险应对能力避免或减少企业在产品全生命周期管理过程中出现知识产权或法律风险；

14、竞争增强：企业核心竞争力通过提升企业技术创新能力，支撑企业持续良性发展，保持企业活力与动力；

15、资质企业知识产权管理规范认证情况是科技项目立项、高新技术企业认定、知识产权示范企业和优势企业认定的重要参考条件。